ПОРЯДОК
использования архивных документов в читальном зале архивного отдела Администрации Зубцовского района Тверской области.
1. Общие положения
1.1. Настоящий Порядок использования архивных документов в читальных залах Российского государственного военного архива (далее Порядок) разработан в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125 – ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации 2004, № 43, ст. 4169; 2006, № 50, ст. 5280; 2007, № 49, ст. 6079; 2008, № 20, ст. 2253; 2010, № 19, ст. 2291, № 31, ст. 4196; 2013, № 7, ст. 611), Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, и иными документами, утвержденными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 (зарегистрирован Минюстом России 06.03.2007, регистрационный № 9059), Порядком использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 03.06.2013 № 635 (зарегистрирован в Минюстом России 14.11.2013, регистрационный № 30386) и регулирует отношения в части организации работы пользователей в читальных залах Российского государственного военного архива (далее - РГВА).
1.2. Порядок регламентирует организацию работы пользователей с документами Архивного фонда Российской Федерации, другими архивными документами, не содержащими сведения, составляющие государственную тайну (далее – дела, документы), и справочно-поисковыми средствами к ним в читальных залах РГВА (далее – читальные залы архива).
1.3. Пользователи обладают равными правами на доступ к архивным делам, документам и справочно-поисковым средствам к ним в соответствии с законодательством Российской Федерации.
1.4.Плата за посещение читальных залов архива, пользование архивными делами, документами и справочно-поисковыми средствами к ним не взимается.
1.5. Платные услуги пользователям предоставляются на основании «Прейскуранта работ и услуг, выполняемых (оказываемых) федеральным казенным учреждением «Российский государственный военный архив» на платной основе».
2. Порядок допуска пользователей в читальные залы
2.1. Пользователь допускается в читальные залы на основании личного заявления или письма направившей его организации, в которых указываются фамилия, имя, отчество пользователя, должность, ученое звание, ученая степень, тема, хронологические рамки и цель исследования.
2.2.Пользователь заполняет анкету установленного образца (см. Приложение 1) и предъявляет паспорт сотруднику читального зала для идентификации личности.
2.3. Разрешение на работу в читальных залах дается руководством архива или уполномоченным им лицом на срок не более одного года с оформлением пропуска в читальные залы в установленном порядке.
Срок работы в читальных залах может быть продлен руководством архива по заявлению пользователя. Об изменении темы и хронологических рамок исследования пользователь информирует в письменном виде сотрудников читального зала.
2.4. Проход по пропускам для работы в читальных залах осуществляется при предъявлении пользователями документов, удостоверяющих личность.
3. Права и обязанности пользователя
3.1. Пользователь вправе:
3.1.1. Получать для изучения дела, документы в виде подлинников и/или копий фонда пользования, прошедшие научное описание, техническое оформление и находящиеся в удовлетворительном физическом состоянии. Дела, документы, содержащие сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, выдаются при наличии письменного разрешения гражданина, а после его смерти – с письменного разрешения наследников данного гражданина до истечения 75 лет со дня создания документов. Дела, документы, принятые в архив от собственников или их владельцев, выдаются, если это не противоречит условиям их передачи на хранение.
Подлинники дел, документов при наличии копий фонда пользования выдаются только в случае проведения специальных научных работ по текстологии, кодикологии, палеографии, изучения водяных знаков и других внешних особенностей документов и организации их фототипического издания с письменного разрешения руководства архива.
3.1.2. Пользоваться имеющимися в архиве справочно-поисковыми средствами к делам, документам по теме исследования.
3.1.3. Получать непосредственно в архиве или с использованием информационно-телекоммуникационных технологий информацию о распорядке работы читальных залов, порядке и условиях предоставления архивом государственных услуг.
3.1.4. Заказывать непосредственно в архиве или с использованием информационно-телекоммуникационных технологий дела, документы, справочно-поисковые средства к ним по теме исследования для работы в читальных залах.
3.1.5. Заказывать единовременно в течение рабочего дня и получать не позднее, чем через 2 рабочих дня со дня оформления заказа:
– до 20 дел общим объемом не более 1500 листов из архивных фондов учреждений и организаций (либо не более одного дела объемом свыше 1500 листов) или не более 500 листов из архивных фондов личного происхождения (либо не более одного дела объемом свыше 500 листов);
– до 10 единиц хранения аудиовизуальных и электронных документов.
Количество дел, документов, копий фонда пользования, находящихся одновременно у пользователя не может превышать 20 единиц хранения. Дела, документы, копии фонда пользования выдаются на срок до одного месяца, подлинники особо ценных дел, документов – на срок не более двух недель.
3.1.6. Получать описи дел, документов, печатные издания и другие материалы справочно-информационного фонда архива, а также иметь доступ к автоматизированным справочно-поисковым средствам, находящимся в читальных залах архива, в день заказа.
3.1.7. Получать консультации специалистов архива по составу и содержанию документов и справочно-поисковых средств к ним по теме исследования.
3.1.8. Получать информацию, в том числе в письменной форме о существующих ограничениях на доступ к отдельным категориям дел, документов по теме исследования, о необходимых процедурах для получения разрешения на доступ к ним, а также о сроках завершения научного описания, технического оформления и/или специальной обработки дел, документов.
3.1.9. Делать выписки из предоставленных дел и справочно-поисковых средств к ним.
3.1.10. Получать платные услуги в соответствии с законодательством Российской Федерации.
3.1.11. Пользоваться оборудованием читальных залов архива, предназначенным для работы пользователей, в том числе для работы с копиями на пленочных носителях и электронными документами.
3.1.12. Использовать при работе с делами, документами, справочно-поисковыми средствами к ним, за исключением копирования, собственные технические средства без звуковых сигналов, без подключения к локальной сети архива. Использование собственных технических средств допускается, если это не влияет на работу других пользователей.
3.1.13. Вносить в читальный зал и выносить предметы письма, личные вещи, выписки, сделанные пользователем из дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, копии архивных документов, печатных изданий на всех видах носителей, машинописный, рукописный текст, гранки научной работы. Вносить и выносить копии архивных документов, печатные издания, машинописный, рукописный текст, гранки научной работы при наличии специального пропуска.
3.1.14. Вносить и выносить технические средства, при помощи которых возможно проведение копирования документов при наличии заявления и письменного разрешения руководства архива сроком на один день.
3.1.15. Вносить и выносить компьютеры и ноутбуки при наличии специального пропуска сроком действия до конца календарного года.
3.1.16. Привлекать, в случае необходимости, к работе в читальных залах архива помощников или переводчиков. Оформление сопровождающих пользователя лиц для работы в читальных залах осуществляется на общих основаниях.
3.1.17. Обращаться с предложениями, замечаниями, жалобами по вопросам обслуживания в читальных залах архива к сотрудникам читальных залов, руководству архива, в том числе делать записи в Книге отзывов и предложений.
3.2. Пользователь обязан:
3.2.1. Соблюдать настоящий Порядок
3.2.2. Соблюдать распорядок работы читальных залов архива, тишину и чистоту в читальных залах во время работы.
3.2.3. Регистрироваться при каждом посещении в журнале учета посещений читальных залов.
3.2.4. Сдавать на хранение при входе в читальный зал верхнюю одежду, сумки размером более 200 х 300 мм, зонты, пакеты и другие предметы, кроме указанных в пунктах 3.1.12 – 3.1.15.
3.2.5. Вносить в читальный зал предметы письма и личные вещи в прозрачном пакете и/или сумке размером не более 200 х 300 мм.
3.2.7. Незамедлительно сообщать сотруднику читального зала об обнаружении повреждений или дефектов описей, дел, документов, копий фонда пользования, отсутствии листов, неправильной нумерации, наличии посторонних вложений, не указанных в листах-заверителях полученных дел.
3.2.8. Обеспечивать при пользовании сохранность дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, копий фонда пользования.
3.2.10. Сдавать сотруднику читального зала после окончания работы при каждом посещении читальных залов предоставленные ему дела, документы, справочно-поисковые средства к ним, копии фонда пользования, печатные издания и другие материалы научно-справочной библиотеки и справочно-информационного фонда архива.
3.2.11. Соблюдать технические требования обращения с оборудованием, копиями фонда пользования, аудиовизуальными и электронными документами, автоматизированными справочно-поисковыми средствами.
3.2.12. Предоставлять архиву библиографическую справку и/или экземпляр издания, подготовленного на основе архивных фондов, для учета архивных документов, введенных в научный оборот.
3.2.13. Соблюдать общественный порядок, а также права и законные интересы сотрудников архива и других пользователей.
3.2.14. Выполнять требования сотрудников архива и службы пожарной охраны архива в чрезвычайных ситуациях (пожар, авария, угроза террористического акта).
3.2.16. При невозможности посещения читальных залов архива в течение срока, на который выданы дела, документы, сообщать об этом сотруднику читального зала для продления срока их нахождения в читальном зале.
3.2.17. Указывать при использовании документов в опубликованной работе источник информации – место хранения дел, документов и поисковые данные.
3.2.18. Нести ответственность за хищение и порчу дел, документов, причинение материального ущерба имуществу архива в соответствии с законодательством Российской Федерации.
4.4. В случае непосещения читального зала пользователем в течении срока, на который выданы дела и документы, и отсутствия сообщений от пользователя о продлении срока их нахождения в читальном зале, подобранные материалы возвращаются в хранилище.
4.5. В течении всего периода работы пользователя с делами и документами, данные дела и документы находятся на хранении в служебном помещение читального зала. Пользователи в служебное помещение не допускаются.
4.6. По окончании работы в день посещения читального зала пользователь сдает дела и описи сотруднику читального зала.
4.7. В целях обеспечения сохранности архивных документов не разрешается:
4.7.1. Выносить дела из читального зала, передавать их третьим лицам, оставлять открытые дела на рабочем столе (незащищенными от солнечного или электрического света продолжительное время), писать на листах бумаги, положенных поверх документов, загибать углы листов, калькировать документы, вкладывать в дела посторонние предметы, перекладывать листы в несброшюрованных делах, а также из одного дела в другое.
4.7.2. Пользоваться при работе с архивными делами, документами клеем, скотчем, маркером, копировальной бумагой, чернильной авторучкой, ножницами, другими режущими предметами.
4.7.3. Вносить изменения в тексты документов, делать на документах и обложках дел пометы, исправления, подчеркивания.
4.7.4. Отказ или отсрочка в выдаче дел и документов допускается в случаях:
- их плохого физического состояния;
- ограничений на использование документов, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации, или фондообразователем при передаче документов на постоянное хранение;
- необходимости выполнения служебных заданий сотрудниками архива;
- выдачи дел и документов во временное пользование другим учреждениям;
- экспонирования заказанных материалов на выставке;
- выдачи их другому пользователю.
В случае отказа или отсрочки в выдачи дел пользования пользователю сообщается информация о причинах отказа и/или о сроках, в течение которых указанные дела смогут быть выданы.
5. Порядок копирования и выдачи копий архивных документов, изготовленных по заказам пользователей
5.1. Копии документов (ксерокопии, цифровые образы, фотоотпечатки) изготавливаются по заказам пользователей. Возможность их изготовления зависит от физического состояния документов. Не принимаются заказы на копирование документов, при исполнении которых может быть нанесен ущерб их физическому состоянию, а также документов, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии.
5.2. Заказы на копирование оформляются пользователями на бланке установленного образца и передаются сотрудникам читальных залов.
5.3. При несвоевременной оплате пользователем заказа на копирование устанавливается 2-х месячный срок, по истечении которого может быть произведена повторная выдача документов на копирование.
5.4. В исключительных случаях при отсутствии технических возможностей допускается копирование документов техническими средствами пользователей. Копирование техническими средствами пользователей, в том числе сканерами, фотоаппаратами, видеокамерами и др. производится только с письменного разрешения руководства архива в отдельном помещении и под контролем специально назначенного сотрудника архива. Ответственность за качество копирования документов, проведенное техническими средствами пользователя, РГВА не несет. Копирование документов техническими средствами пользователя производится при наличии письменного заказа на проведение копирования и оплаченной квитанции.
5.5 По согласованию с руководством архива пользователь может копировать изобразительные и географические материалы, карты, планы, чертежи, приглашать для этой работы помощника (чертежника, фотографа, художника). В указанном случае копирование производится в помещении архива под контролем сотрудников с соблюдением правил обеспечения сохранности документов.
6. Режим работы читального зала Архивного отдела.
6.1. Режим работы читального зала для работы с документами и делами фондов
Вторник, четверг, пятница с 08.00 до 17.00
Обед с 13.00 до 14.00
6.2. Последняя пятница месяца – санитарный день.
